MANDO ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI ŁÓDŹ TOMASZ WYMYSŁOWSKI
Licencja państwowa 23008
Strona głównaO nasUsługiProdukty
Produkty

Przed zarządcami nieurchomości każdego typu stoi szereg zadań.
Zarządcy nie byliby w stanie tych zadań realizować bez udogodnień, jakie oferuje im współczesna informatyka.

Poniżej znajdą Państwo krótkie omówienie najważniejszych z nich.

Sporządzanie i realizacja planów zarządzania nieruchomością.

Zawartość planu zarządzenia nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej winna uwzględniać zapisy Ustawy o własności lokali. To właściciele we wspólnocie mieszkaniowej decydują na rocznym zebraniu Wspólnoty o przyjęciu planu w określonym wariancie.
Należy jednak pamiętać o tym, że właściciciele często nie myślą dalekosiężnymi kategoriami ekonomicznymi (bardziej będą skłonni np. uchwalić niższą stawkę zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną, aniżeli wynika to z oceny stanu technicznego budynku, skutkiem czego za kilka lat może zabraknąć środków na wykonanie niezbędnych remontów), nie posiadają też wiedzy Zarządcy, najczęściej więc nie wymagają od Zarządcy planu zarządzania nieruchomością wspólnoty opracowanego „zgodnie ze sztuką”.
Dlatego przed zarządcą nieruchomości tego typu stoi trudne zadanie uświadomienia właścicielom istniejących zagrożeń, wykonania planu zarządzania nieruchomością zawierającego wszelkie wymagane w takim planie analizy i zaproponowanie takich rozwiązań (oraz przekonanie do nich właścicieli), które zapewnią, że nieruchomość będzie funkcjonowała prawidłowo i że wartość nieruchomości nie będzie malała.

W celu maksymalnego ułatwienia sporządzania planów zarządzenia nieuchomością, możliwie największa część informacji niezbędnych do sporządzenia planu zarządzania winna być utrzymywane w formie elektronicznej – z możliwością natychmiastowego ich wykorzystania.

Utrzymywanie kontaktu z właścicielem

Specyfika wspólnot mieszkaniowych wymaga, aby kontakt z poszczególnymi właścicielami był utrzymywany na bieżąco.

Ponadto, kontakt z właścicielem ma miejsce, gdy zachodzi potrzeba dostarczenia informacji o zmianie wysokości opłaty, rozliczeń lub gdy to właściciel kontaktuje się z Zarządcą  w celu wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności w rozrachunkach związanych z posiadanym w nieruchmości lokalem.

Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że to do Zarządcy winna należeć inicjatywa w nawiązywaniu kontaktów z właścicielami i gotowości rozpoznawania potrzeb właścicieli. Zarządca powinien więc dysponować bazą teleadresową właścicieli, utrzymywaną wraz z pozostałymi informacjami o lokalach i ich właścicielach. Każdy kontakt winien być odnotowywany, podobnie jak wszelka korespondencja pomiędzy właścicielem i Zarządcą – w ten sposób Zarządca stworzy swoją własną bazę wiedzy o swoich właścicielach, ich potrzebach, wymaganiach, będzie mógł również ocenić poziom komunikacji swoich pracowników. Podobnie w odniesieniu do najemców pożytków we wspólnocie.

Właściciele cenią sobie również tzw. dyżury pełnione przez Zarządcę, jeszcze lepiej jest, jeśli Zarządca (pracownik Zarządcy) dostępny jest przez całą dobę (dla sytuacji awaryjnych).

W przypadku wspólnot mieszkaniowych wymagane jest również, aby raz do roku było przeprowadzone zebranie wspólnoty. Przy udziele oprogramowania, którym dysponuje zarządządca, można wykonać rozliczenie nieruchomości wspólnej oraz usprawnić przygotowanie i przeprowadzenie zebrań, wydrukować karty do głosowania, usprawnić proces głosowania, drukować uchwały czy drukować powiadomienia o przyjętych uchwałach.

Niezależnie od powyższego, w dobie informatyzacji i powszechnego dostępu do Internetu właściwym i niezbędnym rozwiązaniem jest również możliwość kontaktu z Zarządcą właśnie za pośrednictwem tego medium. Wiadomość czy informacja przesłana za pośrednictwem Internetu nigdzie nie zaginie i dotrze do odbiorcy, właściciel ma również możliwość odczytania interesujących go informacji, dostarczonych przez Zarządcę (wysokość opłaty, saldo rozrachunków itp.).

W Internecie można również umieszczać akty prawne (własne, np. uchwały właścicieli, statuty itp.), jak i ogólnie obowiązujące.

Internet może być również jednym z narzędzi integrujących właścicieli we wspólnocie, jako lokalnych społeczności.
Właściciel ma możliwość zapoznania się z interesującymi go informacjami lub przekazania informacji Zarządcy, nie absorbuje czasu Zarządcy lub jego pracowników, jaki musiliby przeznaczyć na rozmowę telefoniczną lub bezpośrednie spotkanie.

Przykładowe zastosowanie Internetu w kontaktach z właścicielem:

  • analiza rozrachunków z właścicielami,
  • informacje o rozliczeniach mediów dostarczanych do lokali właścicieli,
  • wykaz miesięcznych opłat,
  • sprawozdawczość,
  • szczegółowe informacje o wspólnocie,
  • tablica ogłoszeń,
  • forum dyskusyjne mieszkańców,
  • dokumenty wspólnoty (uchwały, regulaminy itp),
  • dostęp do aktów prawnych.

Pozaksięgowa ewidencja kosztów i przychodów.

Dla każdej ze wspólnot musi być prowadzona odrębna pozaksięgowa ewidencja kosztów i przychodów.
Ponieważ brak jest jakiejkolwiek definicji takiej ewidencji - zarówno w samej Ustawie o własności lokali, jak i w innych aktach prawnych - zarządzcy, poszukując takiej formy ewidencji, która zapewni przejrzystość gospodarowania środkami każdej ze wspólnot i jednocześnie umożliwi wywiązywanie się wspólnot z obowiązków podatkowych i sprawozdawczych, decydują się na prowadzenie dla każdej ze wspólnot ewidencji zgodnej z regułami określonymi w Ustawie o rachunkowości.

Dzięki przemyślanemu układowi kont kosztów i przychodów Zarządca będzie miał gotowe informacje do wykorzystania w sporządzaniu rocznych rozliczeń kosztów i przychodów utrzymania nieruchomości wspólnej oraz w sprawozdawczości.

Oprogramowanie, którego używa Zarządca, powinno umożliwiać prowadzenie takiej ewidencji oraz automatyzację procesów tworzenia rozliczeń i sprawozdań.

Obliczanie odpłatności za lokale i obciążanie nimi poszczególnych właścicieli, ewidencja rozrachunków z tytułu najmu lokali, windykacja należności

Obliczenie wysokości obciążeń za poszczególne lokale wymaga zastosowania specjalistycznego oprogramowania, i to nie tylko wtedy, gdy Zarządca ma pod swoją opieką większą liczbę wspólnot mieszkaniowych i gdy różne wspólnoty podjęły uchwały o utworzeniu dużej liczby składników opłaty, z róznymi algorytmami wyliczania opłaty. Łatwe w obsłudze narzędzie pozwoli na tworzenie algorytmów używanych w wielu wspólnotach lub tylko we wskazanej, dzięki czemu łatwo można uniknąć powielania wprowadzonych informacji.

Zasady obliczeń elementów opłaty, zwłaszcza mediów dostarczanych do lokali, są niekiedy złożone. Dlatego oprogramowanie, którym posługuje się Zarządca, musi pozwalać na dowolne kształtowanie algorytmów, a algorytmy te powinny być czytelne i łatwe do definiowania przez osoby nie posiadające umiejętności informatycznych.

Ponadto, wyliczona opłata musi być automatycznie zaksięgowana na koncie (kontach) rozrachunków z właścicielm jako obciążenie tego właściela.

Właściciele mogą dokonywać wpłat:

  • w kasie Zarządcy lub (rzadziej) – w kasie wspólnoty - to rozwiązanie preferują ludzie starsi, którzy są przyzwyczajeni do tej formy wnoszenia opłaty, głównie ze względu na brak prowizji bankowej od wpłaty dokonanej w ten sposób; rozwiązanie to nie jest ono chętnie stosowane przez Zarządców ze względu na konieczność zatrudnienia kasjera, utrzymywania pomieszczenia kasowego, prowadzenia raportów kasowych, konieczności odprowadzania gotówki itd.,
  • na rachunek bankowy – to rozwiazanie zyskuje coraz większą popularność jako wygodniejsze i tańsze dla Zarządcy, ale również ze względu na fakt, że właściciel może dokonywać płatności zza biurka – poprzez system bankowości elektronicznej. Dodatkowo, Zarządca może skorzystać z mechanizmu płatności masowych, całkowicie automatyzującego proces księgowania wniesionych zapłat.

Dokonywanie rozliczeń

We wspólnotach mieszkaniowych zachodzi konieczność dokonywania rozliczeń zarówno w odniesieniu do nieruchomości wspólnej, jak mediów dostarczanych do lokali.

Obowiązek rozliczania nieruchomości wspólnej wynika wprost z Ustawy o własności lokali. Te rozliczenia winny być wykonywane na zakończenie roku kalendarzowego, przedłożone właścielom na rocznym zebraniu i być jednym z elementów decycujących o wyborze zaproponowanego przez Zarządcę wariantu planu zarządzania nieruchomością w następnym roku; często są również podstawą do przedłużenia (lub zerwania) współpracy wspólnoty z Zarządcą.
Jednak często zdarzają się sytuacje, że właściciele we wspólnotach domagają dostarczania takich rozliczeń w trakcie roku, do czego mają - co oczywiste - pełne prawo. Wówczas takie symulacyjne rozliczenia są pewną formą sprawozdań i pomagają właścicielom kontrolować i oceniać gospodarowanie Zarządcy we wspólnocie.

Dlatego ważne jest, aby narzędzia informatyczne, którymi dysponuje Zarządca, umożliwiały szybkie, jak to się często mówi „po naciśnięciu jednego guzika”, uzyskiwanie tego typu rozliczeń. Używając dedykowanego takim rozwiązaniom oprogramowania, Zarządca może zdefiniować szablon, który – korzystając z już istniejących informacji o powierzchniach, udziałach, saldach kont itp. - w dowolnym momencie dokona analiz i umieści je na wydruku.

Okresowo, we wszystkich budynkach wspólnot, są wykonywane rozliczenia tzw. mediów, czyli wody i kanalizacji, centralnego ogrzewania, podgrzania wody, wywozu nieczystości itp.
Ze względu na znaczną złożoność zasad rozliczeń oraz dużą liczbę czynników mających wpływ na wyniki rozliczeń (opomiarowanie lub brak opomiarowania lokali, zmiany cen w trakcie okresu rozliczeniowego, braki w odczytach, konieczność rozliczenia różnic pomięcy zużyciami z licznika głównego a sumą zużyć z liczników indywidualnych itp.), bez użycia oprogramowania dedykowanego takim rozliczeniom, wykonanie tych rozliczeń jest praktycznie niemożliwe.

Ten proces również może być w pełni zautomatyzowany, a wynikiem rozliczenia mediów winno być:

  • powiadomienie właścicieli o rozliczeniu mediów w ich lokalach,
  • automatyczne zaksięgowanie tego wyniku,
  • w przypadku mediów, których zaliczki są ustalane w oparciu o przyjęte normatywy, przeniesienie do lokali propozycji nowych wysokości tych normatywów.

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Wymogi sprawozdawcze, jakie są stawiane Zarządcom wspólnot mieszkaniowych, zdają się być ograniczone tylko wyobraźnią zarządów wspólnot lub poszczególnych właścicieli.
W tym zakresie należy dążyć do zachowania należnego kompromisu pomiędzy wymogami właścicieli, a rzeczywistymi potrzebami pamietając jednocześnie, że Zarządca ma obowiązek udostępnienia dokumentów praktycznie na każde żądanie włąściciela. Wydaje się, że w sprawnie zarządzanych wspólnotach, gdzie właściciele widzą i doceniają fachowość Zarządcy, znalezienie „złotego środka” nie powinno stanowić większych problemów.

Aby tworzenie sprawozdań nie nastręczało żadnych trudności, wszelkie sprawozdania winny być wykonywane za pomocą używanego przez Zarządcę oprogramowania. Należy pamiętać również o możliwości udostępniania sprawozdań do wglądu przez właścicieli w Internecie.

Książka obiektu budowlanego

Każda nieruchomość, zgodnie z obowiązującymi przepisami, winna posiadać swoją książkę obiektu budowlanego. Obowiązkiem prowadzenia książki obiektu budowlanego, jakim jest budynek wspólnoty mieszkaniowej obarczony jest zarząd lub Zarządca nieuchomości wspólnoty.

Mimo, że obecnie nie można zastąpić tradycyjnej, papierowej formy książki obiektu budowlanego jej wersją elektroniczną, równoległe prowadzenie wersji elektronicznej jest opłacalne: wszystkie zapisy dotyczące nieruchomości będą dostępne od ręki. Jeśli w przyszłości przepisy zezwolą na rezygnację z klasycznej postaci książki obiektu budowlanego, jej elektroniczna wersja będzie „jak znalazł”.


 
Strona głównaO nasUsługiProdukty